Einkauf von Waren, Rechten und Dienstleistungen in der Barmenia-Unternehmensgruppe

Bitte beachten Sie folgende wichtige Datenschutzhinweise vor der Nutzung des Beschwerdekanals:

Datenschutz

Art und Zweck der Datenverarbeitung

Das Hinweisgebersystem soll der Erkennung und Vermeidung von erheblichen Risiken für die Barmenia-Unternehmensgruppe dienen (Straf-/Bußgeldzahlungen, finanzielle Verluste, Schädigung der Unternehmensreputation). Aus diesem Grund werden Hinweise entgegengenommen und bearbeitet, die sich auf einen Rechtsverstoß, insbesondere aus den Bereichen der Wirtschaftskriminalität (z. B. Korruptionsstraftaten, Geldwäsche), des Kartellrechts, des Versicherungsaufsichtsrechts, des Marktmissbrauchsrechts, des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz, des Datenschutzes oder einen schwerwiegenden Verstoß gegen damit im Zusammenhang stehende interne Regelungen beziehen.

Die Nutzung des von den Barmenia-Unternehmen betriebenen Hinweisgebersystem ist freiwillig.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

1. Barmenia Allgemeine Versicherungs-AG
2. Barmenia Krankenversicherung AG
3. Barmenia Lebensversicherung a. G.
4. Barmenia Versicherung a. G.

Barmenia-Allee 1
42119 Wuppertal
E-Mail: info@barmenia.de

Bei Fragen zu diesen Hinweisen können Sie sich an den Datenschutzbeauftragten der Barmenia-Unternehmen wenden. Er ist per Post unter der zuvor genannten Adresse mit dem Zusatz - Datenschutzbeauftragter - oder per E-Mail an datenschutz@barmenia.de zu erreichen.

Welche Datenkategorien nutzen wir und woher stammen diese?

Die Nutzung des Hinweisgebersystems erfolgt auf freiwilliger Basis. Die bereitgestellten Kommunikationskanäle stehen ausschließlich Mitarbeiter*innen der Barmenia-Unternehmensgruppe zur Verfügung.

Wenn Hinweismeldungen über eine elektronische Meldung (Mail) abgegeben werden, erheben wir die in der Nachricht selbst bereitgestellten Informationen und personenbezogenen Daten (z. B. Name, Mail-Adresse, Namen von betroffenen oder beteiligten Personen). Der gleiche Umstand gilt im Zusammenhang mit einem persönlichen Austausch (z. B. Telefonat) zwischen der meldenden Person und einem Ansprechpartner der Compliance-Funktion.

Die IP-Adresse Ihres Rechners wird - bei den zur Verfügung stehenden Kommunikationskanälen des Hinweisgebersystems - während und nach der Nutzung des Systems nicht gespeichert. Der elektronische Nachrichtenversand (Mail) kann dennoch Spuren auf Ihrem Computer hinterlassen. Wenn Sie das Hinweisgebersystem nutzen, sollten Sie deshalb erwägen, anschließend insbesondere temporäre Dateien (Cache) in Ihrem Browser und/oder die gesendeten Mails zu löschen.

Auf welcher Rechtsgrundlage werden Daten verarbeitet?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der Bestimmungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze (z. B. Bundesdatenschutzgesetz).

Die Barmenia Unternehmensgruppe verwendet die personenbezogenen Daten, wie Namen und weitere Kommunikations- und Inhaltsdaten, vertraulich ausschließlich zu dem Zweck, oben genannte Hinweise auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen und zu bearbeiten. Die Verarbeitung der Daten stützt sich auf Artikel 6 Absatz 1 Buchstaben c und f der DSGVO als Rechtsgrundlage. Sie dient der Beachtung der gesetzlichen Vorgaben aus dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) und der Wahrung des überwiegenden berechtigten Interesses der Barmenia-Unternehmensgruppe, Rechtsverstöße und schwerwiegende Verstöße gegen interne Regelungen aufzuklären und die Barmenia-Unternehmensgruppe und ihre Beschäftigten vor dadurch möglichen Schäden zu schützen.

Werden Daten weitergegeben?

Bei Mitteilungen Ihres Namens über das Hinweisgebersystem stellen wir sicher, dass Ihre Identität als Hinweisgeber vertraulich behandelt wird.

Der Zugang zu den eingegebenen Daten ist - innerhalb der Compliance-Funktion - auf den Inh. der Schlüsselfunktion Compliance und den Leiter des Competence Center IKS & Compliance beschränkt. Darüber hinaus besitzen zur technischen Betreuung des Mailsystems akt. drei Outlook-Administrator*innen Datenzugriffsrechte. Abhängig vom Inhalt der Meldung erhalten zudem einzelne Personen aus den Hauptabteilungen Recht und Interne Revision, dem Competence Center Datenschutz sowie einzelne berechtigte Personen in den Tochtergesellschaften fallweise Zugang zu Daten, sofern dies für die Bearbeitung eines bestimmten Hinweises unverzichtbar ist. Jede Person, die Dateneinsicht erhält, ist auf Grund der arbeitsvertraglichen Regelungen zur Wahrung des Datengeheimnisses/Schweigeverpflichtung, der Stellung im Unternehmen und ggf. weiteren berufsständischen Vorgaben zur vertraulichen Behandlung dieser Daten verpflichtet.

Die Weiterleitung eines Hinweises erfolgt streng vertraulich. Die Nennung Ihres Namens oder von Umständen, die Ihre Identität als Hinweisgeber offenbaren könnten, erfolgt grundsätzlich nicht. In Ausnahmefällen kann die Namensnennung allerdings zwingend erforderlich sein (z. B. aufgrund gesetzlicher Bestimmungen).

Bei einem bestätigten Anfangsverdacht können die Hinweise an eine andere interne Abteilung zur Einleitung von Sanktionen oder eine staatliche Strafverfolgungsbehörde übergeben werden.

Informationen der von einem Hinweis betroffenen Person(en)

Wir sind in bestimmten Fällen gesetzlich dazu verpflichtet, betroffene Personen darüber zu informieren, dass wir einen Hinweis über sie erhalten haben. Dies kann erst erfolgen, sobald diese Information die Weiterverfolgung des Hinweises nicht mehr gefährdet. Direkte oder indirekte Informationen über Ihre Identität als Hinweisgeber werden dabei - soweit rechtlich zulässig - nicht offenbart.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir speichern personenbezogene Hinweise solange dies für die Weiterverfolgung erforderlich ist oder wir zur Speicherung auf Grund des Gesetzes verpflichtet sind. Anschließend werden Hinweise gelöscht oder anonymisiert, d. h. der Bezug auch zu Ihrer Identität als Hinweisgeber wird endgültig und irreversibel entfernt.

Welche Rechte haben das Barmenia-Hinweisgebersystem nutzende Personen?

Sie haben neben dem Widerspruchsrecht ein Recht auf Auskunft - unter bestimmten Voraussetzungen - auf Berichtigung oder Löschung Ihrer Daten sowie ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung. Von Ihnen bereit gestellte Daten stellen wir auf Wunsch in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zur Verfügung. Zur Wahrnehmung dieser Rechte wenden Sie sich bitte an die oben genannte Adresse.

Widerspruchsrecht

Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, können Sie dieser Verarbeitung widersprechen, wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe ergeben, die dieser Datenverarbeitung entgegenstehen. Wir werden diese Verarbeitung dann beenden, es sei denn sie dient überwiegend zwingend schutzwürdigen Interessen unsererseits. Auch nach einer erteilten Einwilligung haben Sie das Recht, diese zukünftig und ohne Nachteile zu widerrufen.

Sie haben die Möglichkeit, sich an den oben genannten Datenschutzbeauftragten oder an die Datenschutzbehörde zu wenden. Die für uns zuständige Datenschutzbehörde ist:

Landesbeauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf

Telefon: +49 (0) 211/38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Internet: https://www.ldi.nrw.de/

Stand dieser Information: Dezember 2023